Adatkezelési tájékoztató

 

Tisztelt Ügyfelünk!

Azért készítettük ezt a tájékoztatót, hogy Ön megértse, hogyan kezeljük a személyes adatait és megismerje az adatkezeléssel kapcsolatos jogait.

Az Ekvilog Kft. két fő tevékenységi köre az adatkezelés szempontjából is különbözik egymástól, ezért igyekeztünk ezt a tájékoztatót úgy elkészíteni, hogy Ön minél könnyebben megtalálja azokat az információkat, amelyek Önre vonatkoznak.

A tájékoztató első, általános információkat tartalmazó része után tevékenységi körök szerint bontottuk meg az ismertetőt

  • „utazási szolgáltatások (Helló Oroszország)” (1-4. pont)
  • „fordítási, tolmácsolási szolgáltatások (Ekvilog)” (5-7. pont)

amelyet az Ön jogaira és jogorvoslati lehetőségeire vonatkozó, ismét általános tájékoztatás követ (8-9.pont).

Az Ekvilog Kft. adatkezelőként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át, valamint elkötelezett ezek védelmében.

Az Ekvilog Kft. adatkezelőként az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelet (679/2016 sz. rendelet, a továbbiakban: GDPR) 2. szakasz 13. cikke alapján az alábbi tájékoztatást adja:

Adatkezelő adatai:

Cégnév:  Ekvilog Kft.

Székhely: 1238 Budapest, Kő u. 20.

Weblap: www.ekvilog.hu ; www.hello-oroszorszag.hu

Kapcsolattartás: Mestyán András

Telefon:  +36-1-212-9269

E-mail: ekvilog@ekvilog.hu

Adatvédelmi Tisztviselő:   Az adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére

Adatvédelmi kérelmek: Amennyiben Önnek bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét postai úton vagy elektronikusan az alábbi címekre küldheti: Ekvilog Kft. 1062 Bp. Bajza u. 24. e-mail: ekvilog@ekvilog.hu. Válaszunkat késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által kért címre.

Közös adatkezelés: Az adatkezelő az „orosz vízumügyintézés” szolgáltatás ellátása során a Visa Handling Services Kft-vel (cím: 1062 Bp. Andrássy út 100.) a GDPR 26. cikk alapján közös adatkezelőnek minősül.

Adatfeldolgozás: Adatfeldolgozó igénybevétele kizárólag a munkavállalók adatai vonatkozásában történik. Adatkezelő a Contir-Car Bt. (cím: 1191 Bp. Lehel u. 19.)

Külföldi adattovábbítás: Történik személyes adatok külföldre (harmadik országba) továbbítása. de az kizárólag a GDPR 5. fejezet 49. cikk 1/b pontja alapján.

Utazási szolgáltatások – Helló Oroszország

1.             Adakezelési célok

Az adatkezelő az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:

  1. Utazási szolgáltatások (Helló Oroszország) tevékenység nyújtásához kapcsolódóan (pl: vízumügyintézés, a vízumigénylés adatai). A szolgáltatás igénybe vevőinek adatait jogi kötelezettség teljesítése, a szerződés teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
  2. Ügyfelek ajánlatkéréseinek teljesítése
  3. Lehetséges és meglévő ügyfelek számára marketingtevékenység;
  4. Partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése;
  5. Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;

2.             Jogalapok az Ön személyes adatainak felhasználásához

Az Ön személyes adatainak használatát az alábbiak alapozzák meg, mint jogalapok:

  1.  A számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont
  2. Szerződéses ügyfelek adatainak kezelése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
  3. Szerződéses ügyfelek adatainak továbbítása harmadik országokba. Jogalap: GDPR 49. cikk (1) bekezdés b) pont.
  4. Közös adatkezelés. Jogalap: GDPR 26. cikk
  5. Információ- és ajánlat kérése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont
  6. Kapcsolattartás a partnerekkel. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. A partnerek munkavállalóinak adatai esetén az adatkezelés jogalapja: érdekmérlegelés, mivel az adatkezelő jogos érdeke az üzletmenet folyamatossága és gyorsasága.
  7. Marketing tevékenység. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont. Marketing tevékenység céljából facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik.
  8. Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pont

3.             Az adatkezelés időtartama

  1. A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
  2. A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
  3. Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
  4. A szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatok (vízum igénylés adatai): maximum a kiadott vízum érvényességi idejét követő 1 hónap.
  5. Amennyiben írásos hozzájárulását adja, hogy a szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatokat (vízum igénylés adatai) a későbbi vízumügyintézés megkönnyítése érdekében megőrizzük, akkor a kiadott vízum érvényességi idejét követő maximum 2 év.
  6. A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat fennállását követő maximum 1 év.
  7. A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.
  8. Állás pályázók adatainak megőrzési ideje 1 év.

4.             A közös adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás

Az orosz vízumügyintézés szolgáltatás, az orosz konzulátus által meghatározott Visa Handling Services Kft (VHS) közreműködésével lehetséges. VHS a konzulátus helyett ellenőrzi és fogadja be a szükséges dokumentumokat és adatokat, melyeket átad az orosz konzulátus számára. A VHS és az Ekvilog Kft a GDPR 26. cikkének megfelelően megállapodásban rögzítette az adatkezeléssel kapcsolatos feladatok és felelősségek szabályozását. Ennek megfelelően Ön, mint az érintett, az adatkezeléssel kapcsolatos megbízását kizárólag az Ekvilog Kft-nek adja meg, de a megbízással egyben tudomásul veszi, hogy adatkezelőként az orosz vízumügyintézés tekintetében a VHS is szerepel. A megállapodásban a VHS kötelezi magát, hogy adatkezelése kizárólag az adott orosz vízum ügyintézésre terjed ki, semmilyen egyéb okból (pl: marketing céllal) adatkezelést nem végezhet. A megállapodás feltételeitől függetlenül, Ön mindegyik adatkezelő vonatkozásában és mindegyik adatkezelővel szemben gyakorolhatja az e rendelet szerinti jogait.

Fordítási, tolmácsolási szolgáltatások – Ekvilog

5.             Adatkezelési célok

Az adatkezelő az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:

  1. Fordítási, tolmácsolási (Ekvilog) tevékenység nyújtásához kapcsolódóan (Pl: személyes iratok és okmányok fordítása, hitelesítése). A szolgáltatás igénybe vevőinek adatait jogi kötelezettség teljesítése, a szerződés teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
  2. Ügyfelek ajánlatkéréseinek teljesítése
  3. Lehetséges és meglévő ügyfelek számára marketingtevékenység;
  4. Partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése;
  5. Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;

6.             Jogalapok az Ön személyes adatainak felhasználáshoz

  1. Az Ön személyes adatainak használatát az alábbiak alapozzák meg, mint jogalapok:
  2. A számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont
  3. Szerződéses ügyfelek adatainak kezelése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
  4. Szerződéses ügyfelek adatainak továbbítása harmadik országokba. Jogalap: GDPR 49. cikk (1) bekezdés b) pont.
  5. Információ- és ajánlat kérése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont
  6. Kapcsolattartás a partnerekkel. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. A partnerek munkavállaóinak adatai esetén az adatkezelés jogalapja: érdekmérlegelés, mivel az adatkezelő jogos érdeke az üzletmenet folyamatossága és gyorsasága.
  7. Marketing tevékenység. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.
    Marketing tevékenység céljából facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik
  8. Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pont

7.             Az adatkezelés időtartama

  1. A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
  2. A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
  3. Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
  4. A szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatok (személyes iratok, okmányok fordításának, harmadik országbeli konzulátusa által elvégzet hitelesítése): maximum a hitelesítést követő 1 hónap.
  5. A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat fennállását követő maximum 1 év.
  6. A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 50 év.
  7. Állás pályázók adatainak megőrzési ideje 1 év.

8.             Érintetti jogok

A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak:

  1. Hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés).
  2. Amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása.
  3. Törlés (kizárólag a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén).
  4. Az adat kezelésének korlátozása.
  5. A személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása.
  6. Személyes adatainak harmadik személy szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása.
  7. Bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése.
  8. Tiltakozás a személyes adat használata ellen.

9.             Jogorvoslati tájékoztatás

Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C) ugyfelszolgalat@naih.hu.

Bírósági út: az adatvédelmi perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

 

Budapest, 2018. május 17.